天晟科技 · 办公自动化系列

批量单据生成器 v1.2 使用说明书

把 Excel 里的一批数据,按模板一键变成几百份独立单据 —— 30 份报价单,约 10 秒生成。

适用系统:Windows 7 及以上 运行方式:绿色单文件,免安装 数据安全:全程本机处理,不联网

一、它能帮你做什么

如果你的工作涉及「一份模板 + 一批人/一批单」,这个工具能把几小时的复制粘贴压缩到十秒:

场景做法效果
给 30 个客户各出一份报价单报价单模板 + 客户订单数据表30 份独立报价单,约 10 秒
给 200 个员工各发一条工资条工资条模板 + 员工数据表200 份独立文件,可逐份打印
月底给每个客户出对账单对账单模板 + 客户往来表一户一单,文件名自动带客户名
签合同、发催款函、出发货通知Word 模板 + 同一张数据表数据一次录入,多种单据复用

生成的每一份都是独立的普通 Excel / Word 文件,可以单独打印、单独发送、单独归档,不依赖本工具。

二、三步上手

  1. 启动
    双击 批量单据生成器.exe,程序会自动在浏览器打开操作界面(首次启动约 3~5 秒)。
  2. 选择三个文件
    数据表:你的 Excel 数据;② 模板文件:单据样式;③ 输出文件夹:生成结果放哪。
  3. 点「开始批量生成」
    进度条走完即可到输出文件夹查看,一行数据 = 一份文件。
第一次不会用?直接拿安装包里的 示例\客户订单数据表.xlsx + 示例\报价单模板.xlsx 跑一遍,30 份报价单立刻到手,再换成自己的数据。

三、模板怎么写(核心就一条规则)

模板就是一个普通的 Excel 或 Word 文件,把「每份单据会变化的地方」写成 {{列名}},列名来自数据表表头。

Excel 模板示例(报价单)

A3 单元格:致:{{客户名称}}

E3 单元格:报价日期:{{报价日期}}

B6 单元格:{{商品名称}} / {{规格}}

金额栏:¥{{金额}}

Word 模板示例(合同)

正文任意位置直接写:

甲方(需方):{{客户名称}}

本合同总金额 {{金额}} 元

Word 模板里的图片、页眉页脚会原样保留。

唯一要注意的:{{ }} 里的名字必须和数据表表头一模一样(一个字都不能差)。写错了也不用怕——程序会明确提示「哪个占位符没匹配到」,改一下再跑即可。

随包附带的模板(标准版共 8 套,即拿即用)

模板格式用途
报价单模板Excel对外报价,含金额与有效期
合同模板Word购销合同,客户签字用
送货单Excel随货同行,收货人签字
对账单Excel期末与客户核对账款
收款收据Excel收款凭证(盖章联)
销售订单确认单Excel下单时客户签字确认
催款函Word逾期账款书面催收
发货通知单Word发货后告知客户

基础版含报价单模板 1 套;标准版含以上全部 8 套 + 30 份输出样品。

四、数据表与文件命名

数据表要求

文件命名规则

命名框里也可以用占位符,例如填 {{客户名称}}_报价单,生成的文件就叫「杭州明远商贸有限公司_报价单.xlsx」;留空则按「单据001、单据002……」自动编号。

五、常见问题

双击没反应、浏览器没打开?
稍等 3~5 秒(首次启动要解压自身)。若仍未打开,手动在浏览器地址栏输入 127.0.0.1:8799 试试。
提示「文件被占用」?
输出的文件正在被 Excel / Word 打开着,先关掉同名文件再生成一次。
模板里的图片、图表没生成出来?
Excel 模板中的图片、图表、数据透视表暂不保留,建议用纯表格排版;Word 模板中的图片可以正常保留。
生成的数字变成文本、日期不对?
在模板单元格里先把格式设成「数值」或「日期」,生成的结果会跟随模板格式。
Excel 和 Word 能同时生成吗?
一次跑一种模板。要两种就跑两次,换一下模板文件即可,数据表不用动。
我的数据会被上传到网上吗?
不会。全部在本机处理,程序不联网、不上传任何文件,客户与财务数据不出你的电脑。
授权文件能拷给别人用吗?
不能。授权文件(正式版.key)与您的电脑一一绑定,只在您的机器上生效,拷贝到其他电脑无效。如需在其他电脑使用,把那台电脑软件顶部显示的机器码发给客服即可补发。
下载的试用版有什么限制?
试用版单次最多生成 5 份,次数不限、可长期试用。购买正式版(基础版 ¥59 / 标准版 ¥89)后,把软件顶部显示的机器码发给客服,即可获得与您电脑绑定的授权文件,放进软件文件夹即解锁不限次数。购买请加微信 lw1976p 或访问官网 www.tsetch.com。
双击时提示「Windows 已保护你的电脑」?
这是系统对无签名软件的通用提醒,不是病毒。点击警告框上的「更多信息」→「仍要运行」即可,同一台电脑只需操作一次。本程序不联网、不上传任何数据。
想要按我的真实单据定制模板?
标准版含 1 次免费模板定制:把你现有的单据发过来,改成生成器可用模板。加微信 lw1976p 预约即可。

六、版本与售后

基础版 ¥59标准版 ¥89
试用版(官网免费下载)单次限 5 份 · 购买任一版本即解锁不限次数
批量单据生成器(功能完全相同)
报价单模板✓ 1 套
全部 8 套单据模板(送货单/对账单/收据/合同等)
30 份输出样品
微信 15 分钟远程培训
1 次免费模板定制
售后与定制:使用中遇到任何问题,把操作界面上的提示文字截图发至微信 lw1976p,会尽快回复处理。需要新增模板、对接自己的业务单据,也欢迎联系(定制费用按复杂度单谈)。
邮箱:lwp7655@gmail.com · 官网:www.tsetch.com